KSeF w praktyce położnej: które faktury, od kiedy i jak się przygotować

Tak. Ministerstwo Finansów wprost wskazuje, że każdy podatnik, czynny i zwolniony, który ma obowiązek wystawienia faktury, wystawia ją w KSeF. Nie ma znaczenia, czy korzystasz ze zwolnienia przedmiotowego dla usług medycznych położnej (art. 43 ust. 1 pkt 19 lit. b ustawy o VAT), ze zwolnienia podmiotowego ze względu na niski obrót (art. 113), czy z obu naraz.

Zwolnienie z VAT zmienia za to coś innego: przy sprzedaży zwolnionej nie musisz wystawiać faktury z własnej inicjatywy (art. 106b ust. 2). Fakturę wystawiasz na żądanie nabywcy, zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonałaś usługę lub dostałaś zapłatę. Według MF czynności zwolnione dokumentuje się fakturą, a nie rachunkiem.

Usługi medyczne nie znalazły się w rozporządzeniu z 7 grudnia 2025 r., które wyłącza część faktur z KSeF. Wyłączenie obejmuje tam tylko niektóre usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT, więc faktura położnej dla firmy podlega ogólnym zasadom.

Obowiązkowy KSeF wszedł w dwóch etapach, zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203). Jako położna z własną praktyką należysz do drugiej grupy, ale obowiązek odbierania faktur dotyczy cię od pierwszego terminu.

Do limitu liczysz tylko faktury, które musiałabyś wystawić w KSeF, czyli faktury dla firm i instytucji, w kwotach brutto. Nie wliczasz faktur dla pacjentek prywatnych, sprzedaży zarejestrowanej wyłącznie na kasie fiskalnej ani faktur wystawionych z kasy. O tym, do którego miesiąca zaliczyć fakturę, decyduje data jej wystawienia.

Gdy w danym miesiącu przekroczysz 10 000 zł, w KSeF wystawiasz już fakturę, którą przekroczyłaś limit, i wszystkie kolejne. Powrót do faktur papierowych w następnych miesiącach nie jest możliwy, nawet jeśli wtedy zafakturujesz mniej. MF podaje przykład lekarza na kontrakcie, który wystawia szpitalowi jedną fakturę na 20 000 zł miesięcznie: musi korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 r. To samo dotyczy położnej z podobną umową.

Nie. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są wyłączone z obowiązkowego KSeF i ta zasada nie wygasa z końcem 2026 r. Jeśli pacjentka poprosi o fakturę, wystawisz ją jak dotąd, papierowo albo jako PDF, i przekażesz w sposób, który z nią ustalisz.

Możesz też dobrowolnie wystawić taką fakturę w KSeF. Wtedy i tak przekazujesz ją pacjentce poza systemem, na przykład jako PDF z kodem QR, bo osoba prywatna nie odbiera faktur w KSeF. Inaczej jest, gdy pacjentka prosi o fakturę na swoją firmę i podaje NIP: wtedy nabywcą jest podatnik i obowiązują zasady dla faktur firmowych.

Do KSeF trafia faktura, której nabywcą jest firma lub instytucja z NIP. W praktyce położnej to najczęściej takie sytuacje:

• umowa B2B z przychodnią, szpitalem lub innym podmiotem leczniczym, rozliczana fakturą co miesiąc,
• zajęcia prowadzone dla szkoły rodzenia, klubu mam lub gabinetu, który ci za nie płaci,
• usługa opłacona przez pracodawcę pacjentki, fundację lub gminę, gdy faktura ma być wystawiona na nich,
• pacjentka prowadząca działalność, która prosi o fakturę na swój NIP.

Firma otrzymuje taką fakturę w KSeF w chwili nadania jej numeru, bez akceptacji z jej strony. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby dodatkowo wysłać kontrahentowi PDF, ale dokumentem jest faktura w systemie.

Od 1 lutego 2026 r. każdy podatnik z NIP odbiera faktury przez KSeF, więc faktury za materiały medyczne, wynajem gabinetu, telefon czy oprogramowanie wystawione na twój NIP znajdziesz w systemie. Dostawca, który korzysta z limitu 10 000 zł albo wystawia fakturę z kasy, może do końca 2026 r. przesłać ci ją jeszcze na papierze lub w PDF.

KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach. Faktury sprawdzasz sama w Aplikacji Podatnika KSeF, w aplikacji mobilnej albo w programie księgowym, lub nadajesz uprawnienia księgowej, która pobiera je za ciebie.

Do wystawiania i odbierania faktur nie potrzebujesz płatnego programu. MF udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF 2.0 w przeglądarce oraz Aplikację mobilną KSeF na telefon. Jako osoba prowadząca jednoosobową działalność masz w KSeF domyślne uprawnienia właścicielskie przypisane do twojego NIP, więc nie musisz zakładać konta.

Do Aplikacji Podatnika zalogujesz się Podpisem Zaufanym (profilem zaufanym) albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Do aplikacji mobilnej logujesz się przez Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej, czyli na przykład mObywatelem, bankowością elektroniczną, e-dowodem lub profilem zaufanym. Programy do faktur łączą się z KSeF zwykle przez token albo certyfikat KSeF.

Księgowej lub biuru rachunkowemu nadajesz uprawnienia w Aplikacji Podatnika KSeF. Nie przekazuj jej swojego certyfikatu KSeF: MF podkreśla, że to osobiste poświadczenie tożsamości i może z niego korzystać tylko osoba, na którą go wydano.

Ustawa przewiduje tryby offline, w których wystawiasz fakturę poza systemem i dosyłasz ją później. Do oznaczenia takiej faktury kodem QR potrzebny jest certyfikat KSeF typu offline, więc warto pobrać go wcześniej w Aplikacji Podatnika. Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata.

• Tryb offline24: na przykład przy problemach z internetem, fakturę dosyłasz najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.
• Niedostępność KSeF z powodu prac serwisowych: fakturę dosyłasz najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu przerwy.
• Awaria ogłoszona w BIP MF i w oprogramowaniu: masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
• Awaria całkowita ogłoszona w mediach: faktury wystawia się poza systemem.

Firma z NIP otrzyma fakturę wystawioną offline w KSeF po jej dosłaniu. Pacjentce prywatnej przekazujesz fakturę w uzgodniony sposób, a przepisy nie zabraniają wystawiania faktur konsumenckich w trybach offline.

Kasa fiskalna to osobny obowiązek, niezależny od KSeF i od zwolnienia z VAT: sprzedaż dla osób prywatnych co do zasady rejestruje się na kasie (art. 111 ustawy o VAT). Zwolnienia z kas określa rozporządzenie MF z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902), obowiązujące do końca 2027 r. Bez względu na obroty kasę muszą mieć lekarze i lekarze dentyści, ale położnych w tym wyłączeniu nie wymieniono.

Położna może więc korzystać z ogólnych zwolnień, między innymi z limitu 20 000 zł netto sprzedaży dla osób prywatnych w poprzednim roku albo ze zwolnienia dla usług opłaconych w całości przez bank, pocztę lub SKOK, gdy z ewidencji wynika, czego dotyczyła zapłata (poz. 42 załącznika). Za wizyty umówione przez MyMidwife pacjentki płacą online przez operatora płatności Stripe albo gotówką na miejscu. To, czy płatność online spełnia warunki poz. 42, ustal z księgową, a gotówka tego warunku nie spełnia.

Jeśli masz kasę i firma prosi o fakturę do paragonu, paragon musi zawierać jej NIP (art. 106b ust. 5). Do końca 2026 r. fakturę z kasy możesz wystawić poza KSeF. Od 2027 r. faktura dla podatnika do transakcji z kasy będzie musiała trafić do KSeF, a faktura do paragonu dla osoby prywatnej nadal nie musi.

• Spisz, komu wystawiasz faktury: osobno pacjentki prywatne, osobno firmy i instytucje z NIP.
• Jeśli fakturujesz firmy, co miesiąc sumuj kwoty brutto tych faktur, żeby wiedzieć, czy mieścisz się w 10 000 zł.
• Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF i sprawdź, czy widzisz faktury kosztowe wystawione na twój NIP.
• Nadaj uprawnienia księgowej albo zdecyduj, w jakim programie wystawiasz faktury.
• Pobierz certyfikat KSeF do trybu offline, jeśli chcesz wystawiać faktury bez internetu.
• Sprawdź z księgową, czy masz obowiązek używania kasy fiskalnej i jak dokumentujesz płatności od pacjentek.
• Przed 1 stycznia 2027 r. przestaw wszystkie faktury firmowe na KSeF.

Ten poradnik opisuje przepisy i stanowisko MF, a nie twoją indywidualną sytuację podatkową. Zakres zwolnienia z VAT, obowiązek kasy fiskalnej i rozliczenie umów z placówkami potwierdź z księgową albo w Krajowej Informacji Skarbowej, która prowadzi też infolinię w sprawie KSeF.